第一条 为规范基金会的费用管理，加强费用核算，提高业务活动效益，根据国家有关法律法规和《深圳市百年公益基金会财务管理制度》的规定，特制定本管理办法。
基金会各部门必须严格执行本办法，不得擅自修改。确实需要修改时，由基金会财务部提出修改意见，报理事会批准后方可执行。
第一章 费用管理的原则
第二条 合法合规性原则。各部门应严格遵守国家和基金会有关法律、法规及财务制度，严格执行各项费用的开支范围、标准、审批权限和预算，不得随意扩大范围和提高标准。
基金会只承担和基金会业务直接相关、合理的开支，对不符合规定的开支，财务人员有权拒绝支付。
第三条 权责发生制原则。基金会费用管理遵守权责发生制原则。
第四条 预算管理原则。基金会对各部门的费用开支实行预算管理。每年10月份秘书长向理事长提交下一年度的费用开支预算，理事长审核后提交理事会审批。秘书长要严格控制临时性费用或超预算费用事项的发生。特殊情况下，需要临时或超预算开支的，必须先向理事长或理事会申报，理事长或理事会审批后方可开支。财务部不得擅自支付未批准的临时或超预算开支。
第二章 主要费用项目内容
第五条 费用管理是指基金会对业务活动成本、管理费用、筹资费用、其
他费用的管理。现将基金会费用主要明细项目的管理规定如下。
第六条 工资
1、工资是指基金会支付给员工的工资、奖金、加班费及各种补贴。
2、理事长、秘书长、财务总监的年薪标准由理事会决定；其他人员的年薪标准由理事会的办公会决定；发放各种补贴的种类、条件、范围、标准由基金会的办公会决定。
5、 特殊情况需要加班时，加班的人数、加班的时间由秘书长审批。加班时间由一小时算起，加班费按小时计算。
每人的加班费 =每人的工资/小时x每人的加班时间，
每人的工资/小时 = 每人的月工资/22.5天/8小时。
第七条 社会保险费
1、社会保险费是指基金会根据国家规定为员工提取的养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险费。
2、按国家规定的标准提取。
第八条 康爱金
康爱金是指捐助给康爱公社项目受助人的大病、身故、伤残等互助金（2018年5月1日前也称“大病互助金”）。康爱金标准根据康爱公社的各个互助社资助标准而定。
第九条 宣传费
1、 基金会支付媒体刊载的各种收费报道或开展宣传活动开支的相关费用。
2、 实施预算内的广告宣传时，仍须理事长审核方案后，方可支付此项预算。
第十条 审核（调查）费
审核（调查）费是基金会委托第三方审核机构对申请资助对象进行审核所支付的费用，审核的范围包括调查受助人患病的真实性、是否存在既往病史以及是否符合大病、伤残救助标准。
第十一条 租赁费
1、租赁费包括租赁房屋、租赁场地（包括业务活动、宣传活动、会议用的场地）和租赁用品用具等的费用开支。
2、实施预算内的租赁业务时，仍须理事长审核方案后，方可支付此项预算。
3、要严格按法律规定签订租赁合同，房屋的租赁合同由理事长签约，其他合同可由理事长授权签约。办公室负责合同建档、保管工作。
4、财务部根据合同正本或副本支付租赁费，无租赁合同不得付款。
第十二条 福利费
基金会给职员提供的以改进工作环境、提升职业技能以及增进团队交流合作等定期组织团建等活动的开支，平均每人每月不超过200元。
第十三条 燃气费
1、 支付基金会所使用的煤气、天然气、液化气、煤炭的开支。
2、 财务部不得支付已包含在租金内的煤气、天然气、液化气、煤炭的开支。
第十四条 交通运输费
1、交通运输费是指基金会为业务活动支付的运输费、汽油费、过路费、过桥费、停车费、市内公交车费、市内出租车费等费用。
2、市内交通按节约原则，员工公务外出尽量选择公共交通或地铁车辆等工具，在特殊情况下可乘坐出租车。
3、员工车辆用于基金会业务时发生的汽油费、过路费、过桥费、停车费可适当予以报销。
第十五条 低值易耗品。低值易耗品是指购置除办公用品外的杂品、杂物、器具工具、家具用具等开支的费用。购置的低值易耗品一次性计入费用。
第十六条 办公用品。办公用品是指购置用以办公用的物品开支。
第十七条 邮电费
1、 邮电费包括基金会邮寄资料和物品的费用；基金会的电话费；入网和设立网站的费用以及基金会批准员工的手机话费等。
2、 因工作需要发生的手机话费，每年报销标准为：理事长4800元/年（或平均400元/月），秘书长、财务总监3600元/年（或平均300元/月），部长2400元/年（或平均200元/月）。特殊情况，其他员工因工作需要报销手机话费，由秘书长做一次性的审批，审批额为100元/月（包括100元）以下。
第十八条 差旅费
1、 差旅费是指支付员工外埠出差乘坐飞机、火车、轮船、汽车、出租车等交通工具的费用；支付出差住宿费和出差补助的费用。
2、差旅费的具体报销办法见《深圳市百年公益基金会差旅费管理办法》。
第十九条 探视费。探视费是指支付给探视团（志愿者）用以实地探访申请资助的大病、伤残或身故患者家属所必要的车马费、餐食费等，探视团代表康爱公社项目和基金会送关爱和温暖，同时见证案例真实性。此费用由财务部审批。
第二十条 会议费。会议费是指支付基金会召开的或被邀请参加的各种会议费用的开支。此费用的开支由理事长审批。
第二十一条 业务招待费
1、业务招待费是指招待外部人员的用餐费、礼品费。
2、开支业务招待费要事先得到理事长的批准，报销时由理事长签字，同时要填报《业务招待明细单》，要严格控制开支的范围和标准。
第二十二条 印刷制作费。印刷制作费是指为基金会业务活动、办公、宣传活动印刷、制作的各种用品、宣传品支出的费用。
第二十三条 图书资料费。图书资料费是指基金会购买的图书，订阅的报纸、杂志等支付的费用。各部门将购买的书刊、杂志加盖公章，编号后进行逐本登记。书刊、杂志不得丢失，不得归为私有。
第二十四条 劳务费。劳务费是指基金会支付给临时聘用、雇佣人员的劳动报酬。
第二十五条 中介费。中介费是指基金会支付聘请的中介单位如会计事务所、律师事务所、财务公司、专业单位协助工作的费用。
第二十六条 手续费。手续费是指支付银行的利息、银行服务费、汇兑损益。
第二十七条 其他费用。其他费用是指基金会偶尔发生或无法归入上述明细项目开支的零星费用。
第三章 费用报销管理
第二十八条 任何开支都要提供正规和真实的票据。对提供虚假发票或不实的开支，基金会财务有权拒绝支付，并应向领导报告。
第二十九条 员工报销费用时须认真填写《费用报销单》上列示的内容，并将所附单据按类别整齐粘贴，以便于审核、装订。
第三十条 每15天处理一次员工日常费用报销业务，特殊岗位或每周开支额较大的业务事项可适当增加报销次数，具体报销时间和增加报销次数由财务部安排。
第三十一条 特殊情况，理事长可授权他人审批费用开支。授权他人审批时，必须向财务部下达“授权书”。授权书要注明被授权人的姓名，授权的范围、内容、金额和时限。
第四章 附则
第三十二条 本制度的解释权在基金会财务部。
第三十三条 本办法自2018年10月1日起实施。